Na različnih vnosih in pregledih se pojavljajo datumi.
Razlaga datumov
Datum - datum sestave dokumenta.
Datum knjiženja - to polje se vedno izpolni avtomatsko.
Datum prispetja - datum prispetja dokumenta.
Datum storitve - datum opravljene storitve oz. dobave blaga od-do, privzeto je enak, lahko pa se za vnos obdobja določita različna datuma.
Datum predvidene storitve - datum ko bo storitev opravljena (avansni računi).
Datum prejema predplačila - pojavlja se pri avansnih računih.
Datum valute - rok plačila oz. datum zapadlosti. V primeru, da račun izdajate partnerju kateremu ste valuto določili že v šifrantu Partnerji, se bo to polje izpolnilo avtomatsko po izbiri partnerja.
Datum veljavnosti - datum veljavnosti predračuna oz. ponudbe. V primeru, da predračun ali ponudbo izdajate partnerju kateremu ste v šifrantu Partnerji določili valuto, se bo to polje izpolnilo (na podlagi valute), avtomatsko po izbiri partnerja.
Datum potrditve - pojavlja se pri izdanih dobropisih in se vnese, ko se potrjeni vrnejo.
Datum popravka DDV - pojavlja se pri prejetih dobropisih. Je datum popravka odbitka vstopnega DDV.
Za izbiro partnerja (kupca ali dobavitelja blaga ali storitev), ki se že nahaja v šifrantu Partnerji, sta vam na vnosih dokumentov na voljo dve avtomatski polji: Naziv ter ID. št.
Naziv - vnesite začetek naziva ali celoten naziv (naziv podjetja oz. ime in priimek) partnerja in pritisnite Enter.
ID. št. - vnesite celotno davčno številko
Kot zadnja možnost vam za izbiro partnerja služi lupa, ki odpre šifrant Partnerji. Izberite želenega partnerja in kliknite Potrdi. Naziv partnerja ali celoten naslov z davčno številko bo vnesen.
Na nekaterih dokumentih lahko izberete tudi naslov za dostavo. Uporabite lahko gumb lupa, gumb pod njim pa bo počistil naslov.
Pri pregledih izdanih in prejetih računov in plačil vam je na voljo filter dokumentov zraven napisa "Prikaži:".
Glede na izbiro bo program prikazal:
- vse - prikaže vse račune
- neplačane - prikaže vse neplačane račune
- delno plačane - prikaže vse delno plačane račune (znesek plačil je manjši od zneska računa)
- plačane - prikaže vse v celoti plačane račune
- preplačane - prikaže vse preplačane račune (znesek plačil je večji od zneska računa)
- s poteklo valuto - prikaže vse račune s poteklo valuto
- stornirane - prikaže vse stornirane račune
Prikazali se bodo vsi računi na podlagi filtra dokumentov in ostalih kriterijev: datumi, zneski,...
Pri pregledih izdanih in prejetih računov in plačil vam je na voljo filter dokumentov zraven napisa "Vrsta plačila:". Izberete lahko določeno vrsto plačila (npr. gotovina).
Okno Plačila lahko prikličete, če v pregledu računov in plačil izberete nek račun in kliknete na gumb Plačila. Okno Plačila dobite tudi, če pri sestavi računa kliknete na gumb Plačila. Tukaj dobite informacijo o načinu plačila (negotovinsko, gotovinsko,...). Če račun ni bil plačan v enkratnem znesku pa lahko vidite tudi delna plačila in skupni znesek plačil.
V primeru, da račun ni bil plačan preko bančnega naloga in ga torej ne morete zapreti preko menuja Banka, ga lahko zaprete v tem oknu z vnosom plačila. Vnesti morate:
Vrsta plačila - tukaj določite na kakšen način je bil račun plačan. Polje Vrsta plačila je avtomatsko, kar vam omogoča lažji vnos v primeru, da je vrsta plačila uporabljena za plačilo tega računa že v šifrantu Vrste plačil. V primeru, da uporabljene vrste plačila še ni v vašem šifrantu, jo najprej dodajte.
Datum - vnesite datum plačila.
Znesek - vnesite znesek plačila.
Ko ste vnesli vse podatke kliknite na gumb Dodaj ali pritisnite Enter. Izdani/prejeti račun ste tako zaprli v celoti ali delno. Če boste kasneje neko plačilo odstranili, bo račun ponovno označen kot neplačan ali delno plačan. Ko zaključite, kliknite na gumb Potrdi.
Gumb Zapri: kartica je dodatna možnost, ki v enem koraku zapre celoten račun, plačan s kartico.
Gumb Zapri: gotovina se uporablja v primeru plačila z gotovino. Po kliku se najprej odpre dodatno okno Vplačilo gotovine. Znesek za plačilo je znesek, ki delno ali v celoti zapira račun. Vplačano je znesek, koliko gotovine je dejansko vplačano v bankovcih in kovancih. Vračilo gotovine je razlika, ki se vrne stranki.
V pregledih izdanih/prejetih dokumentov lahko vidite vse dokumente ali pa le tiste, ki vas zanimajo.
Da bi v pregled priklicali le določene dokumente, so vam na voljo naslednji kriteriji:
Številka dokumenta - izberite številko začetnega in številko končnega dokumenta.
Datumi - izberite skrajne datume med katerimi so bili dokumenti knjiženi, prejeti, sestavljeni,... Opis datumov je v podpoglavju "Fakturiranje - skupne značilnosti/Datumi".
Znesek - izberite najvišji in/ali najnižji znesek dokumenta.
Partner - izberite partnerja (vašega kupca/dobavitelja). Opis izbire partnerja je v podpoglavju "Fakturiranje - skupne značilnosti/Partnerji".
Zastopnik - izberete lahko zastopnika.
Prikaži (pri računih) - opis filtra dokumentov je v podpoglavju "Fakturiranje - skupne značilnosti/Filter dokumentov po plačilih".
Opombe - vnesete lahko del teksta iz opomb na dokumentih.
Vrsta plačila - izberete lahko vrsto plačila, ki vam prikaže račune z izbrano vrsto plačila, npr. gotovina.
Način dostave računa - pregled računov se lahko pripravi tudi glede na način dostave računa, ki ga ima nastavljen partner, npr. navadna pošta.
Ko določite vse želene kriterije, kliknite na gumb Najdi. V primeru, da ne boste določili nobenega kriterija, bodo prikazani vsi dokumenti.
V primeru, da vas zanimajo podrobnosti nekega dokumenta, dvokliknite nanj ali pa ga izberite in kliknite na gumb Potrdi. Odprlo se bo okno z dokumentom.
Če želite poiskati dokumente z drugačnimi lastnostmi lahko postopek v celoti ponovite. Vnesite druge kriterije in kliknite na gumb Najdi. Pred vnašanjem drugih kriterijev v vnosna polja vam bo v pomoč gumb Počisti.
Podatke lahko z gumbom Izvozi izvozite v CSV datoteko, ki jo je mogoče odpreti v razpredelnici (Excel oz. OpenOffice Calc).
Za tiskanje seznama dokumentov kliknite na gumb Natisni.
Za tiskanje vseh dokumentov iz seznama kliknite na gumb Natisni D.
Če želite natisniti le določene dokumente najprej izpopolnite iskalne kriterije (št. dokumenta, partner,...), nato pa kliknite na gumb Najdi. S tem imate na voljo zožen seznam dokumentov. Za še podrobnejšo selekcijo uporabite kombinacijo CTRL + klik z miško in izberite tiste, ki jih želite tiskati. Gumb Natisni D vam bo nato pripravil paket dokumentov za tisk.
V pregledu izdanih/prejetih računov in plačil lahko dobite podrobne informacije o plačilu določenega računa. S klikom izberite želeni račun in nato kliknite še na gumb Plačila. Odpre se vam okno Plačila. Tukaj lahko vidite če, kdaj in na kakšen način je bil račun plačan.
Opis podrobnosti o plačilih je na voljo v podpoglavju "Fakturiranje - skupne značilnosti/Plačila".
Pregledi postavk so uporabni za pregled prodaje artiklov oz. storitev: koliko ste prodali nekemu kupcu, koliko povpraševanja je za določen artikel, v katerem obdobju je največ naročil ipd.
Pregledi postavk vam omogočajo vpogoled v postavke na izdanih računih, ponudbah, predračunih, dobavnicah, avansnih računih, dobropisih in naročilnicah.
Iskanje lahko omejite s številko dokumenta (od/do), datumom in zneskom (cena storitve).
Vsi izpisi vam lahko omogočijo vpogled za določen artikel, posameznega partnerja ali po prodajnem zastopniku.
Vnesite kriterije in kliknite Najdi. Gumb Natisni bo sprožil izdelavo izpisa za tiskalnik ali PDF. Z gumbom Izvozi lahko pripravite datoteko za odpiranje v razpredelnici.